In diesem Teil der Reihe geht es um die grundsätzliche Frage, wieso es überhaupt sinnvoll ist, ganz haptische Dinge, wie Werkzeuge, Aufträge, Geldbeträge und Personal in Nullen und Einsen umzuwandeln.
Ich werde Ihnen ein paar Beispiele nennen und aufzeigen, wo Sie Zeit und Geld sparen können und sofort wissen, wo Sie stehen. Sind Sie Bereit? Dann los.
Beispiel Eins: Das klassische sortieren.
Sie kennen das. Die Ablage ist meistens Alphabetisch oder Numerisch sortiert. Aber was, wenn Sie plötzlich andere wichtige Dinge benötigen. Zum Beispiel, welcher Firmenkunde das höchste oder niedrigste Auftragsvolumen bei Ihnen hat.
Beispieltabelle
Meistens beginnt jetzt hier die Sucherei, das kann – je nach Betriebsgröße und Kundenanzahl schon mal etwas länger dauern. Noch länger wird es dauern, wenn Sie nicht alle Daten an einem Ort haben.
Also, Sie haben an verschiedenen Orten verschiedene Informationen zu Ihren Geschäftskunden und wollen wissen:
- Wieviele Kunden haben Sie
- Wer hat das höchste Auftragsvolumen
- Wer hat das niedrigste
- Wer hat zuletzt bestellt
- Und wer hat zuletzt am höchsten bestellt
Im besten Fall haben Sie die Informationen in Schränken zentral an einem bestimmten Ort. Aber, was, wenn nicht?
Wann könnten diese Informationen wichtig sein?
Beispiel 1:
Einer dieser Kunden ruft Sie an, um mit Ihnen kurz Mittag zu essen. Möglicherweise geht es dabei um einen neuen Auftrag. Vielleicht ist das ein Kunde, der vor langer Zeit bei Ihnen etwas bestellt hat, die Höhe des Auftragsvolumens war auch hoch. Je nach Höhe dieses Auftrags, wissen Sie, in wiefern es sich für Sie lohnt, diese Stunde Zeit in den Geschäftskunden zu investieren.
In diesem Fall wäre es sinnvoll, alle nötigen Informationen zentral an einem Ort zu haben, auf den man schnell zugreifen kann.
Beispiel 2:
Ein Mitarbeiter einer Hausbank kommt in Ihre Firma, weil er von der guten Qualität Ihrer Firma gehört hat. Vielleicht hat ein guter Bekannter etwas bei Ihnen gekauft, reparieren lassen, oder Sie haben irgendetwas zu bieten, was sonst nur wenige können.
Wäre es in dem Fall nicht super, wenn Sie dem Mitarbeiter der Hausbank nicht auf die in drei Monaten erscheinende Bilanz hinweisen müssten, sondern direkt Zahlen auf den Tisch legen könnten? In Echtzeit.
Wie viele Kunden haben Sie nun?
Was so einfach klingt ist in vielen Firmen nur mit Mühe herauszufinden. Meistens gibt es keine einheitliche Struktur, in der man schnell auf Knopfdruck das nötige Ergebnis bekommt.
Und jetzt stellen Sie sich vor, dass Sie jeden einzelnen Ordner zählen müssten, vielleicht stellen Sie eine Strichliste auf.
Bloß nicht verzählen!
Wie gut wäre es, wenn Sie Ihr Ergebnis so schnell hätten, wie in Office die Zählung der Zeichen und Wörter.
Was für ein riesiger Unterschied wäre es, auf der einen Seite jeden Ordner zählen zu müssen, die Daten zu notieren und alles am Schluss zusammen zu rechnen…
Oder irgendwo in Ihrer Software auf einen Knopf zu drücken und direkt nach einer Sekunde das Ergebnis parat zu haben.
Welcher Kunde hat das höchste Auftragsvolumen
In diesem Fall gibt es mehrere Herausforderungen.
- Welcher Kunde hat im Durchschnitt das das höchste Auftragsvolumen
- und welcher Kunde hat insgesamt das höchste Bestell-Auftragsvolumen
Beispiel: Der Kunde mit dem höchsten Auftragsvolumen
Diese Rechnung ist vergleichsweise schnell erledigt. Einfach alle Bestellvolumen jedes einzelnen Kunden zusammen rechnen – fertig.
Beginnen wir mit dem Vergleich
Wir sehen, beide Firmen haben exakt das gleiche Bestellvolumen bei Ihnen. Allerdings bestellt Firma B seltener. Das bringt uns zu
Beispiel zwei: Der Kunde mit dem durchschnittlich höchsten Bestellvolumen.
Okay, hier braucht man nicht viel rechnen, man sieht auf dem ersten Blick, dass Firma B ein höheres Bestellvolumen hat. Aber wieviel höher ist es im Schnitt? Und was, wenn eine neue Bestellung reinkommt, dann würden sich all diese Zahlen auf einen Schlag ändern.
Übrigens:
Diese Rechnungen können Sie schon mit einem einfachen Tabellenkalkulationsprogramm erstellen. Für den einfachen, schnellen Einsatz ist das eine sinnvolle Angelegenheit, jedoch nicht als Dauerzustand zu empfehlen.
Und jetzt stellen Sie sich vor, diese Anzeige wäre dynamisch, dh. sie ändert sich je nach Auftragslage in Echtzeit.
Sie sehen an diesem simplen Beispiel, daß man natürlich alles per Hand erledigen könnte. Schlauer wäre es allerdings, diese wichtigen Zahlen direkt automatisiert darstellen zu lassen. Damit würden Sie sich viel Zeit und Energie sparen und direkt wissen, ob es sich lohnt, in diesen Firmenkunden (aus betriebswirtschaftlicher Sicht) ein Mittagessen zu investieren.
In den nächsten Teilen werde ich Ihnen weitere ganz praktische Beispiele nennen und zeigen, wie Sie es mit einfachen Mitteln schaffen, Ihre Verwaltung digital aufzustellen und aus betriebswirtschaftlicher Sicht effektiver nutzen und steuern können.